Papan pengumuman?

Teknologi internet semakin luas dan berkembang. Dari segi penggunaan, sebuah situs web kini telah banyak dipakai untuk transaksi ekonomi dan manajemen pengetahuan, di samping penggunaan dasarnya yang untuk media promosi dan komunikasi itu. Dari segi massa, Asosiasi Penyedia Jasa Internet Indonesia (APJII) telah mencatat angka 20 juta lebih untuk jumlah pengguna internet di Indonesia pada tahun 2006. Angka ini masih terus bertambah sejalan dengan pertumbuhan permintaan jasa internet yang bergerak pada kisaran 19 persen per Juni 2007. Perkembangan ini tentu harus dicermati oleh setiap institusi pendidikan agar tidak ketinggalan kereta. Setiap celah yang timbul dari perkembangan tersebut wajib “dieksploitasi” untuk kepentingan organisasi. Dan langkah pertama yang harus dilakukan tentunya adalah membangun sebuah situs web sebagai representasi institusi yang bersangkutan, karena dari situs web inilah nantinya strategi-strategi yang telah disusun untuk eksploitasi setiap celah akan diterapkan. Sebuah situs web yang baik ibarat sebuah toko serba ada nan komplit. Mulai dari kebutuhan pokok paling dasar hingga kebutuhan tersier paling mewah dapat ditemukan dengan mudah dalam satu lokasi. Demikian pula situs web untuk institusi pendidikan. Ia harus dapat mengakomodasi semua informasi tentang institusi yang bersangkutan, mulai dari informasi yang paling sepele (seperti berita seputaran institusi) sampai yang paling penting (seperti kumpulan jurnal atau publikasi ilmiah yang merupakan portofolio pengetahuan institusi). Pengakomodasian informasi tentu tidak dapat dilakukan dengan serampangan. Setidaknya, di dalam pengakomodasian/pengarsipan informasi harus ada kategorisasi berdasarkan topik bahasan, kronologi waktu, dan kata kunci (keyword). Dan di atas itu semua, harus ada sebuah perangkat lunak yang dapat mengotomasi sistem pengarsipan yang hendak dijalankan. Ini semata-mata untuk kemudahan pengarsipan dan pencarian (apabila informasi yang telah diarsipkan hendak dipanggil kembali). Selain masalah pengarsipan, masalah lain yang harus diperhatikan adalah interaktivitas situs. Internet adalah media komunikasi paling interaktif dan luas saat ini. Mulai dari komunikasi satu arah, dua arah, dan bahkan berkelompok (conference) dapat dilakukan secara sinkron maupun asinkron melalui internet. Medianya pun bermacam-macam, mulai dari teks, gambar, hingga video. Dalam kaitannya dengan jati diri institusi pendidikan, keberadaan fasilitas-fasilitas interaktif (seperti komentar, ruang obrolan, dan lain-lain) dibutuhkan untuk memfasilitasi interaksi para pakar institusi yang bersangkutan secara teratur, terdokumentasi, dan tanpa batasan ruang maupun waktu. Pada gilirannya, interaksi dan dokumentasi ini sendiri akan berguna dalam proses manajemen pengetahuan institusi yang bersangkutan. Berdasarkan paparan di atas, maka setidaknya ada dua manfaat utama yang muncul dari eksistensi sebuah situs web institusi pendidikan yang interaktif. Pertama, mendukung pengembangan pengetahuan yang menjadi produk sebuah institusi pendidikan. Praktek-praktek manajemen pengetahuan, seperti membaca, mereferensi, menulis, dan berdiskusi, dapat terakomodasi dalam sebuah situs web interaktif yang menggunakan sistem manajemen konten (SMK), yang dapat dibangun dalam tempo beberapa hari saja dengan mengandalkan perangkat-perangkat lunak sumber terbuka (open source). Perangkat-perangkat itu sendiri banyak tersebar dengan gratis di jagat maya. Kedua, menciptakan sarana promosi yang lebih efektif dan efisien. Sebuah situs web dapat diibaratkan sebagai sebuah brosur elektronik. Apabila dibangun dengan baik dan benar, maka ia dapat memberikan citra (brand image) positif bagi kepentingan promosi institusi yang bersangkutan. Perlu diingat kembali bahwa ada jutaan pengguna internet di luar sana. Dengan sedikit praktek optimisasi mesin pencari (search engine optimization), maka sebuah brosur elektronik dapat menyebar lebih luas dan meraih jumlah audiens yang lebih banyak daripada brosur cetakan fisik yang terbatas. Kemudian, jika ingin dicermati, di antara kedua manfaat tersebut akan tampak sebuah benang merah yang dapat ditarik sebagai hubungan yang saling menguatkan (self enforcing). Jika praktek-praktek manajemen pengetahuan sebuah institusi pendidikan dapat diterapkan dengan baik lewat situs web interaktifnya, dan pengetahuan yang terkelola dapat berkembang pesat, maka hal ini akan memperkuat kewibawaan promosi yang dilakukan melalui brosur elektronik tadi. Hal ini dapat dipahami karena semakin tinggi kualitas pengetahuan yang terakomodasi dalam situs web institusi, maka informasi promosi yang termuat pada brosur elektronik tadi tidak hanya berupa retorika yang melambung-lambung, melainkan bukti-bukti konkret tentang kualitas pengetahuan yang dimiliki institusi pendidikan yang bersangkutan. Pada gilirannya, keberhasilan promosi akan memperbesar kapasitas institusi pendidikan yang bersangkutan untuk mengembangkan pengetahuannya, karena konsekuensi logis dari keberhasilan promosi suatu institusi pendidikan adalah suntikan sumber daya ekstra, baik dari segi finansial maupun intelektual (sumber daya manusia). Permasalahan yang kerap terlihat dalam pembuatan situs web interaktif adalah kurangnya informasi mengenai keberadaan perangkat-perangkat lunak sumber terbuka gratis tersebut. Akibatnya, para programer web masih belum memanfaatkan perangkat-perangkat lunak SMK sumber terbuka (macam WordPress, Textpattern, dan lain-lain) secara optimal sebagai dasar dari web yang mereka bangun. Mereka justru lebih sering berkutat pada bahasa pemrograman yang rumit dan membuat dahi berkerut daripada memanfaatkan perangkat lunak SMK yang sudah ada untuk dipelajari, “dieksploitasi,” dan dikembangkan. Sebagai konsekuensi, karena memulai semuanya dari nol, maka tingkat kesulitan yang dihadapi oleh para programer web menjadi lebih tinggi. Ini mengakibatkan waktu pembuatan sebuah web menjadi lebih lama, tingkat keahlian yang dibutuhkan menjadi lebih tinggi, dan akhirnya membuat ongkos pembuatan menjadi lebih mahal. Situs web FPESD Jawa Tengah yang dibangun mulai dari nol dan menghabiskan waktu bulanan ternyata hanya berwujud akhir sebagai situs web “papan pengumuman” alias tidak interaktif dan miskin fitur. Padahal, biaya yang dikeluarkan untuk membangun situs tersebut mencapai sekitar 15 juta rupiah. Hal ini sangat bertolak belakang dengan situs web Scientiarum.com yang dibangun di atas dasar perangkat lunak SMK WordPress dan menghabiskan waktu hanya dua hari, namun dapat berwujud akhir sebagai sebuah situs web yang interaktif dan kaya fitur. Dari segi biaya, Scientiarum.com hanya memakan sekitar sepersepuluh dari total biaya untuk situs web FPESD Jawa Tengah. Contoh di atas memberikan gambaran nyata bahwa pemanfaatan perangkat-perangkat lunak SMK sumber terbuka secara tepat ternyata dapat menghasilkan efisiensi yang luar biasa, namun tidak mengurangi kemampuan dari situs web yang hendak dibangun. Yang diperlukan hanyalah informasi dan pengetahuan lengkap mengenai kapabilitas perangkat lunak sumber terbuka yang hendak digunakan beserta dukungan komunitasnya untuk memenuhi tuntutan akan situs web yang dibutuhkan.